Szablon dokumentu to baza dla tworzonych później kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie część elementów dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego wzorca, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Używamy jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W ten sposób przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem konkretnego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty,
- rachunki,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy o pracę,
- faktury
Do takich należą również faktury abonamentowe w rachunkowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.
Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnej firmy. Zatem kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie danego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.