Wszyscy pracodawcy mają obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia oraz przekazywania zaliczki na podatek dochodowy od każdej pensji. W jaki sposób prawidłowo prowadzić kadry przedsiębiorstwa?
Kadry to jeden z najistotniejszych działów w księgowości firm, które zatrudniają sporą ilość osób. W nich naliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na pit. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszelkie potrzebne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające wyliczenia, służące do sporządzania rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, nagrody, premia, dodatki i inne)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, imię ojca, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię matki, nazwisko rodowe, drugie imię, PESEL, NIP, data urodzenia, miejsce urodzenia)
- dane adresowe pracownika ( ulica, kraj, poczta, gmina, miejscowość, numer mieszkania, województwo, numer domu, kod pocztowy, telefon, powiat)
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy, data zawarcia)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, używany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Musi ona zawierać stałe elementy, czyli:
- wykaz nadgodzin
- zapis o przyznanych prowizjach
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- nazwę pracodawcy
- datę wystawienia
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- zapis o przyznanych nagrodach
- numery stron
- zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wysokości uiszczonych składek ubezpieczeniowych
- zapis o wysokości zaliczki na pit
- zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- miesiąc, którego dotyczy